Office Manager & Management Support

Het Hiphophuis is al 23 jaar de plek voor hiphop vaardigheden, kennis, cultuur en community; een platform voor de beleving en ontwikkeling van hiphopcultuur. Hiphophuis vertrekt vanuit de universele waarden van Hiphop, een plek waar zowel toeschouwers, artiesten, beginners, professionals en andere fanatiekelingen zich thuis voelen. Het Hiphophuis gelooft dat krachtige individuen sterkere communities maken en daarmee veerkracht brengen in de samenleving. Ambassadeurs van ‘hiphop culture’ versterken de wereld. 

Wij doen dit door het ontsluiten van creativiteit, het organiseren van dialoog en reflectie, het voeden van artistiek en organisatorisch talent en het bieden van podia en publiciteit. Het Hiphophuis zet tools, kennis en het netwerk in waarmee de deelnemers uitgroeien tot zelfverzekerde onderlegde creatieve leiders, die richting geven aan hun eigen toekomst en de hiphop gemeenschap, binnen en buiten onze landsgrenzen. 

The job:

Our team consists of experienced, passionate, community-focused people with different personal and professional backgrounds. Everyone within the organization shares responsibility for cultivating our work culture, in which radical equality is a goal. Continuing the decolonization process and implementing an intersectional vision are essential to Hiphophuis, not only for our current way of working, but also for our future sustainability.
As Office Manager & Executive Assistant, you are the beating heart of Hiphophuis. You ensure everything runs smoothly – from daily operations to supporting the management. You are the connecting link between different departments, projects and stakeholders. With your broad perspective and sense of priorities, you maintain overview, anticipate needs and ensure the team can function optimally.
You work closely with management and support them where needed in strategic and/or operational matters, planning and external contacts. At the same time, you are independently responsible for organizing our work processes, facilities and administrative affairs.

Simply put: if you’re experienced, organizationally strong, work independently, and maintain an overview in a dynamic environment, this might be your place. We prefer someone with life experience who is intrinsically interested in people and who has an intergenerational perspective.

about you:

Ons team bestaat uit ervaren, gepassioneerde, community-focused mensen met verschillende persoonlijke en professionele achtergronden. Iedereen binnen de organisatie draagt verantwoordelijkheid voor het cultiveren van onze werkcultuur, waarin radicale gelijkwaardigheid een streven is. Het voortzetten van het dekolonisatieproces en het implementeren van een intersectionele visie zijn van wezenlijk belang voor Hiphophuis, niet alleen voor onze huidige werkwijze, maar ook voor onze toekomstbestendigheid.

Als Office Manager & Managementondersteuner ben jij het kloppend hart van Hiphophuis. Je zorgt ervoor dat alles soepel loopt, van dagelijkse operatie tot ondersteuning van de directie. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende afdelingen, projecten en stakeholders. Met jouw brede blik en gevoel voor prioriteiten houd je overzicht, anticipeer je op behoeften en zorg je dat het team optimaal kan functioneren.

Je werkt nauw samen met de directie en ondersteunt hen waar nodig in strategische en/of operationele vraagstukken, planning en externe contacten. Tegelijkertijd ben je zelfstandig verantwoordelijk voor de organisatie van onze werkprocessen, faciliteiten en administratieve zaken.

Simpel gezegd: als jij ervaren bent, organisatorisch sterk, zelfstandig werkt en overzicht houdt in een dynamische omgeving, dan is dit misschien wel jouw plek. We hebben een voorkeur voor iemand met levenservaring, intrinsiek geïnteresseerd in mensen en die een intergenerationele blik heeft.

what you bring:

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in office management, coördinatie of een vergelijkbare functie
• Ervaring met directieondersteuning of het werken op operationeel en strategisch niveau
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere ballen hoog te houden
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Ervaring met financiële administratie, budgetbeheer en rapportages
• Kennis van HR-processen en personeelszaken is een pré
• Vaardigheid met digitale tools en systemen (Office pakket, projectmanagement software, planning tools)
• Affiniteit met hiphop cultuur en diversiteit & inclusie vraagstukken
• Proactieve, zelfstandige werkhouding met sterk gevoel voor verantwoordelijkheid
• Discretie en integriteit in omgang met vertrouwelijke informatie
• Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische omgeving
• Sterke sociale vaardigheden en vermogen om te schakelen tussen verschillende niveaus
  

Responsibilities:

Directieondersteuning

• Ondersteuning van de directie bij planning, vastlegging en externe contacten
• Agendabeheer, voorbereiding en notulen van directievergaderingen en bestuursvergaderingen
• Coördinatie van directiecorrespondentie en communicatie met externe partners
• Ondersteuning bij beleidsvorming en strategische projecten
• Bewaken van voortgang van operationele en strategische doelstellingen

Office Management

• Verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op kantoor
• Beheer van faciliteiten, werkplekken en kantoorbenodigdheden
• Contactpersoon voor verhuurders, leveranciers en externe dienstverleners
• Bewaken van contracten en overeenkomsten
• Organisatie van teammeetings, teamuitjes en interne events
• Zorgen voor een prettige, veilige en inspirerende werkomgeving

HR & Personeel

• Coördinatie van onboarding en offboarding processen
• Beheer van personeelsdossiers en arbeidsvoorwaarden
• Aanspreekpunt voor teamleden bij praktische en organisatorische vragen
• Ondersteuning bij teamontwikkeling en bedrijfscultuur

What We Offer:

• Een veelzijdige, verantwoordelijke functie in een inspirerende omgeving
• Een informele, lerende werkcultuur waar groei centraal staat
• Een gedreven team dat samenwerking en diversiteit waardeert
• Werkplek in het artistieke hart van Rotterdam
• 32 uur per week
• Gratis toegang tot events, lessen en merchandise van Hiphophuis
• Salaris in overeenstemming met ervaring en CAO Kunsteducatie
• Ruimte voor eigen inbreng en professionele ontwikkeling

Think You’re a Match?